KANTOR MODERN

KANTOR MODERN

Oleh :  Tian Yuliani

Lestary Febryanti

Firman Anzasmara

D3 Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

Abstract

The Office as a place of work must have a positive influence to the environment. So that the more modern, the Office must always follow the times. The attitude of the employees who keep abreast of the times demanded that the Office should develop. modern office that not only must have facilities and sophisticated technology, but a modern Office should give priority to comfortable environment for employees, employee sihingga can be comfortable working and certainly if employees are comfortable in carrying out his work will greatly impact both for the development of the company.

Kata Kunci: Kantor, Kantor Modern

PENDAHULUAN

Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana dapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosesur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, pengumpulan, mengelola, menyimpan sampai menyalurkan. Kantor tersebut melaksanakan perkantoran. Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan dan digerkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, serta perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya istilah modern artinya terbaru, mutakhir, terkini, sikap dan cara berfikir serata bertindak sesuai dengan tutntutan zaman. Dengan demikian maka manajemen kantor modrn adalah penyelenggara semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Semakin modernnya suatu kantor, maka semakin banyak data, informasi , dan kegiatan yang dapat diakses dengan lebih efektif, efisien dan profeional. Sehingga organisasi akan mampu tumbuh dan berkembang dalam lingkungan perubahan dan persaingan bisnis yang semakin kompertitif.

Konsep efektivitas adalah keadaan atau kemampuan kerja yang dilaksanakan oleh manusia untuk memberikan nilai guna yang diharapkan. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik anatara suatu usaha dengan hasilnya. Efisiensi merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan cara dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya dan terpendek jaraknya.

Dalam membentuk kntor yang modern terdapat syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk terlaksananya kantor modern. Ada juga ciri-ciri kantor modern menurut aktifitasdaan sarana prasarananya.

Salah satu bentuk kantor modern yaitu kantor virtual, kantor virtual terbentuk karena semakin pesaatnya teknogisaat ini. Kantor virtual memudahkan dalam komunikaasi, makadari  itu kantor virtual sangat mengutamakan pentingnya media formasi dan konektivitas jaringan internel gar kantor dapat berjalan dengan lancar. Dalam menjalankan kantor virtual sndiri terdapat kelebihan dan kekurangannya.

Dalam kantor yang modern harus terdapat sumber daya manusia atau kayawan yang modern.karyawanyang modern harus selalu mengikkuti zaman, berani mengeluarkan segala penaatnya, fleksibel dalam bekerja, selalu berbagi ilmu, pengalaman dan informasi dan juga professional.

Alat-alat dan mesin kantor pada saat ini terus berkembang. Banyak  mesin kantor  yang mengeluarkan tipe-tipe baru, yang mempermudah karyawan  dalam melaksanakan pekerjaannya.

Kantor yang digunjakan sebagai tempat bekerja tentuharus membuat karyawan merasa nyaman berada didalamnya, selain fasilitas yang menunjang, desain, bentuk dan suasana yang  terdapat pada kantor harus  menjadikan karyawan merasa nyaman dan semangat untuk bekerja.

KANTOR MODERN

Kata Kantor bearsal dari bahasa Belanda “kantoor” dalam bahasa inggris disebut dengan “office”. Perkanatoran berkaitan dengan kantor. Kantor tersebut melaksanakan perkantoran. Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan dan digerkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, serta perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya istilah modern artinya terbaru, mutakhir, terkini, sikap dan cara berfikir serata bertindak sesuai dengan tutntutan zaman. Dengan demikian maka manajemen kantor modrn adalah penyelenggara semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Semakin modernnya suatu kantor, maka semakin banyak data, informasi , dan kegiatan yang dapat diakses dengan lebih efektif, efisien dan profeional. Sehingga organisasi akan mampu tumbuh dan berkembang dalam lingkungan perubahan dan persaingan bisnis yang semakin kompertitif.

Manajemen perkantoran merupakan cabang seni dan ilmu manajemen yang diimplementasikan dalam kegiatan operasional kantor melaluui fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan serta pengendalian kegiatan perkantoran. Dalam pemahaman yang lebih luas, manajemen perkantoran tidak hanya sebatas melasanakan kegiatan perkantoran, namun juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, misalnyakepegawaian kantor, biaya perkantoran prosedur dan metode perkantoran, lingkungan ergonomis kantor dan sebagainya menurut Garnida, Priansa (2012).

Konsep efektivitas adalah keadaan atau kemampuan kerja yang dilaksanakan oleh manusia untuk memberikan nilai guna yang diharapkan. Efektivitas berkenaan dengan keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik anatara suatu usaha dengan hasilnya. Efisiensi merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan cara dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya dan terpendek jaraknya. Profesionalisme merujuk pada komitmen anggota-anggota suatu profesi untuk meningkatkan kemapuan profeionalnya dan terus menerus mengembangkan strategi yang digunakannya dalam melakukan pekerjaan yang sesuai dengan profesinya. Profesionalitas mengacu pada sikapa para anggota profesi terhadap profesinya serta derajat pengetahuan dan keahlian yang mereka miliki dalam rangka melakukan pekerjaannya. Profesionalisasi menunjuk pada proses peningkatan kualifikasi maupun kemampuan para anggota suatu profesi. Profesionalisasi pada dasarnya merupakan serangkaian proses pengembangan professional, baik dilakukan melaui pendidikan atau latihan pra-jabatan maupun dalam jabatan. Oleh karena itu, profeionalisasi merupakan proses yang ilfelong dan never ending, secepat seseorang telah menyatakan dirinya sebagai warga suatu profesi menurut Garnida, Priansa (2012).

Terdapat syarat yang harus dipatuhi untuk menjadi kantor modern menurut Mukhtar  (2012) antara lain :

1.      Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Pemilihan peralatan kantor yang sesuai dengan kebutuhan.
3. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
4. Komunikasi yang lancar antara satu sama lain
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan perlakuan manusiawi.
6. Penataan kantor yang sesuai struktur organisasi yang lebih kompleks sehingga dapat menciptakan suasana yang nyaman.
7. Menunjukkan prestasi-prestasi yang baru.
8. Para pegawai berdisiplin dan professional dalam melaksanakan tugas-tugasnya serta memiliki cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan zaman

Menjadi kantor modern pada umumnya memiliki bentuk-bentuk yang biasa kita jumpai menurut Umar (2012) diantaranya:

1.      Tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) : yaitu ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman agar memiliki pemandangan alam yang terbuka dan dapat digunakan dengan nyaman.

2. Tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu  tata ruang kantor dengan penempatan  ruang kantor yang dipisah/dibagi ke dalam ruang-ruang kerja.
3. Tata ruang kantor bersekat/terpisah (/cellular offices).
4. Tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor  dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisah.

Adapun ciri-ciri kantor yang modern menurut Mukhtar (2012) Modern dalam hal ini bukan berarti gedung mewah atau pegawai dengan pakaian rapi. Modern yang dimaksud dalam hal ini dapat dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerjanya. Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor. Ciri-ciri kantor modern dari segi aktivitasnya antara lain :

1. Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan.
2. Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan pekerjaan.
3. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan system.
4. Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.
5. Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel
6. Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
7. Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman
8. Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutan jaman
9. Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang
10. Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya
11. Tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penumpukan kekuasaan di satu tangan
12. Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure), untuk memudahkan pelaksanaannya

Selain dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah :

1. Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern
2. Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat
3. Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya computer

Standar minimum yang harus dimiliki kantor modern menurut Umar (2012) yaitu:

·         Suhu udara , dalam ruangan kantor perlu dipertahnakan temperatur yang layak untuk sebuah ruang kerja minimum

·         Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Sandar yang diperuntukan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau setara dengan ukuran 3,7 m²²bagi setiap pegawai.

·         Penerangan cahaya, daalm ruangan kantr minimal penerangan cahaya lampu yang cocok adalah yang sesuai dengan kebutuhan ruangan

·         Pemeliharaan kebersiahan bangunan kantor, perlengkapan dan perabotan harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehinga tercipta kantor yang bersih.

·         Pertolongan pertama pada kecelakaan, minimal dalm ruangan harus disediakan kotak obat dan seorang pegawai yang terlatih untuk memberikan pertolongan.

·         Bagian mesin yang berbahaya  harus diberi pelindung dan pegawai yang mengoperasikannya harus cukup terlatih.

·         Fasilitas kesehatan diantaranya kamar kecil, toilet dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

·         Tempat duduk petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu.

Adapun kantor modern yang sedang berkembang pesat saat ini menurut Waluyo (2000) kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.

Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :

·         Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.

·          Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.

·          Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

·          Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

·         Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :

·         Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.

·          Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

·          Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang  ketat pada pengamanan sistem komputer.

·          Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :

·         Menyediakan sumber daya computer

·         Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

·         Menyediakan perlengkapan non computer

·         Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)

·          Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

·         Membuat jadwal pertemuan regular

·         Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur

Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu :

·         Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

·         Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

·         Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.       

Karyawan Modern

Roda pergerakan zaman dan informasi teknologi yang memaksa tiap individu masyarakat untuk ikut beradaptasi ke arah yang lebih modern. Pengaruh informasi teknologi tersebut juga ikut berdampak pula pada perubahan di sekeliling lingkungan kerja dan sikap para karyawannya.
Para pegawai harus mampu menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang terjadi di tempat kerja. Mekanisme suatu perusahaan juga diharapkan  agar bisa ikut berubah sesuai dengan karakter masa kini dan teknologi informasi baru saling bermunculan yang tidak mungkin untuk terbendung lagi.

Menghadapi situasi dan kondisi yang setiap saat selalu berubah-ubah tersebut, berikut ini adalah kriteria khusus yang harus dimiliki oleh para karyawan modern menurut Royan (2014) dalam menghadapi pergerakan zaman yang super cepat saat ini :

1.      Selalu Uptodate Dalam Mengikuti Perkembangan Zaman

Para pegawai terbiasa mengerjakan beberapa hal dengan cara tertentu. Selama beberapa tahun banyak pegawai menggunakan sejumlah fasilitas kerja dengan teknologi yang sama. Namun belum tentu teknologi tersebut merupakan yang terbaik bagi perusahaan atau Anda pribadi dalam menggunakan teknologi informasi tersebut.

Dengan begitu, para pegawai diharapkan harus mampu beradaptasi dengan berbagai perkembangan teknologi yang ada saat ini, mengoperasikan komputer, penggunaan perangkat lunak untuk kebutuhan perusahaan, atau mengakses internet dari gadged. Mengutip dari pernyataan Winston Churchill, dengan ungkapan berikut “sering-seringlah dalam mengubah diri untuk mencapai kata sempurna” bukan sempurna dalam artian tidak memiliki keterbatasan, namun hanya sebatas meminimalisir kekurangan agar bisa memiliki nilai lebih untuk perusahaan yang Anda ikuti saat ini.

2.      Berani Mengeluarkan Pendapat Di Kantor

Rangkaian teknologi masa kini memberi peluang bagi para pegawai untuk berbagi gagasan yang muncul dari pemikiran mereka, segala minat,peluang,atau bahkan ide kreatif harus mampu Anda utarakan dengan waktu dan saat yang tepat dalam menanggapi beberapa kasus yang terjadi dikantor saat ini. Kemampuan ini berguna untuk memperlihatkan seberapa besar kepedulian Anda terhadap kantor dan perkembangan bisnis perusahaan, bisa memberikan  peluang tersendiri untuk bahan referensi perusahaan dan bukan tidak mungkin suatu saat Anda akan diangkat untuk dijadikan pemimpin oleh manajemen perusahaan.

Meski demikian, hal tersebut tidak akan pernah terjadi jika saja Anda enggan untuk berpendapat dan tidak berani berbicara tentang pemikiran Anda. Pastikan Anda tidak ragu dalam menggunakan berbagai jenis teknologi informasi untuk membuat perusahaan mengenali seberapa besar kemampuan diri sendiri.

3.      Fleksibel Dalam Bekerja Dan Setiap Pekerjaan Yang Dilakukan

Saat ini, para pegawai bisa bekerja dari mana saja dan kapan saja. Anda tak perlu khawatir berada di bawah pengawasan manajer terus menerus saat bekerja. Meski ini memberi keuntungan tersendiri, tapi Anda dituntut untuk tetap bertanggungjawab pada apa yang Anda kerjakan saat ini. Sebagai pegawai modern Anda harus mampu bekerja dimanapun bahkan dari kafe atau rumah tidak menjadi halangan untuk bekerja .

4.       Selalu Berbagi Dalam Hal Ilmu,Pengalaman Dan Membantu Orang Lain

Para karyawan tradisional biasanya ingin menahan gagasannya sendiri agar terlihat berkontribusi besar untuk perusahaan. Namun bagi para karyawan modern, cara ini sudah tidak lagi efektif untuk diterapkan.

Berbagi informasi tak hanya menguntungkan  tim kerja Anda, tetapi juga diri sendiri sebagai pegawai. Para atasan bisa melihat sikap baik dan kemampuan Anda dalam membantu orang lain. Untuk menjadi karyawan modern, Anda harus terbiasa berbagi pengetahuan, pengalaman selama bekerja, aturan-aturan selama ini dan membiasakan diri untuk membantu orang lain.

5.      Fokus Utama Pada Pekerjaan Bukan Pada Kesenangan Pribadi

Dalam lingkungan kerja saat ini, konsentrasi Anda terbagi ke banyak arah. Anda mengecek email saat sedang rapat. Di waktu bersamaan juga mengakses jejaring sosial, mengedit dokumen dan chatting dengan rekan kerja ditempat lain.

Dengan segala sarkaana yang ada, sebagai karyawan Anda akan kehilangan begitu banyak konsentrasi sia-sia dan tidak banyak membantu anda menjadi lebih produktif dari sebelumnya. Dihantam dengan segala kemudahan kerja dan berbagai fasilitas yang disediakan oleh perusahaan rasanya tidaklah pantas jika Anda lebih banyak memanfaatkan untuk kepentingan pribadi seperti bermain game online, mengupdate dan cek jejaring sosial secara berlebihan, Anda harus pandai menyaring kegiatan pribadi dan kantor. Fokuskan pada pekerjaan Anda saat ini dan manfaatkan fasilitas internet dari kantor untuk memperkaya diri dengan berbagai pengetahuan seperti membaca artikel,web,atau tulisan dari pengguna internet lain yang berhubungan dengan pekerjaan Anda dikantor.

Tata Ruang Kantor Modern

Tata Ruang Kantor Menurut G.R. Terry kantor adalah orang- orang. Pernyataan ini mengandung pengertian bahwa suatu kenyataan bahwa pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang

Yang ada di dalam kantor (dalam Wursanto, 2007:95). Sedangkan pengertian tata ruang perkantoran adalah suatu penyusunan perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia di kantor untuk menyiapkan suatu susunan praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (Laksmi, dkk., 2008:163). Tujuan tata ruang kantor adalah untuk mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, menjamin kelancaran atau kemudahan bagi arus kerja atau komunikasi, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, memudahkan pengawasan, memberikan kondisi kerja yang baik-baik bagi setiap orang, dan memberikan privasi dan keamanan. Pada dasarnya dikenal adanya empat macam tata ruang kantor yakni tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, tata ruang kantor berhias, dan tata ruang kantor yang merupakan gabungan. Dalam mewujudkan tata ruang kantor yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan kerja diperlukan perencanaan tata ruang kantor secara tepat dimana meliputi penyusunan perabot kantor, perlengkapan dan mesin kantor serta arus pekerjaan untuk menciptakan jumlah bepergian minimum sehingga tercapai asas tata ruang kantor yang meliputi asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruangan, dan asas perubahan. Sebuah tata ruang kantor tidak dapat dipisahkan dengan kondisi lingkungan fisik yang ada disekitarnya, karena kondisi fisik kantor cukup mempengaruhi kondisi kerja karyawan dimana akan mengakibatkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik. Mengenai kondisi lingkungan kerja fisik yang baik, manurut Moekijat (2002:135-136) mengatakan bahwa diantara faktor-faktor penting dari kondisi-kondisi kerja fisik dalam kebanyakan kantor adalah:

a.       penerangan

b.      warna

c.       music

d.      udara

e.       suara

Penerangan atau cahaya yang cukup merupakan pertimbangan paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Penerangan yang baik membantu karyawan melihat dengan cepat, mudah dan senang. Untuk warna dalam

Tata ruang, tidak hanya dapat mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi- kondisi dimana pekerjaan kantor itu dilakukan dan mempengaruhi proses perasaan, pengertian, dan pikiran. Selanjutnya, pemilihan jenis musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik menggunakan kekuatan physiologis dan physichologis untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Pada sebuah kantor, ruangan dikategorikan sehat dan sejuk jika di dalamnya terjadi pertukaran atau sirkulasi udara yang berlangsung lancar tanpa hambatan. Sedangkan tingkat kebisingan yang tinggi di sebuah kantor akan mengganggu konsentrasi karyawan yang tengah menyelesaikan pekerjaan. 

Produktivitas Kerja menurut Robbins (2008) menjelaskan bahwa produktivitas dapat diartikan sebagai ukuran kinerja yang meliputi efektivitas dan efisiensi. Secara umum, produktivitas kerja karyawan adalah kemampuan seberapa baik dalam menggunakan sumber daya yang tersedia untuk menghasilkan sesuatu (output) yang sudah ditentukan, baik yang bersifat material atau non material. Efektivitas berfokus pada keluaran (hasil akhir), sedangkan efisiensi berfokus pada masukan yaitu berupa sumber daya. Wujud dari hasil atau output yang diperoleh meliputi barang, jasa dan kepuasan. Sedangkan sumber kerja yang digunakan berupa tenaga, mesin, bahan, ruangan, perlengkapan, tanah, dan gedung (Sedarmayanti, 2010:7-9). Suatu aktivitas kerja dikatakan efisien setidaknya kegiatan kerja dilaksanakan berhasil guna, ekonomis dalam penggunaan sumber daya, pelaksanaan kerja dapat dipertanggung jawabkan secara tepat, pembagian kerja yang nyata yaitu berdasarkan beban kerja, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab jelas, terdapat prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan karyawan.

Mengenai efektivitas dalam pencapaian produktivitas kerja karyawan dapat dilihat melalui sikap keterbukaan, daya tanggap, dan komunikasi. Keterbukaan berkaitan dengan sejauh mana orang memberikan ide, mengutarakan perasaan, pengalaman, persepsi yang berhubungan dengan proses kerja. Daya tanggap adalah kemampuan seseorang untuk menangkap isyarat lisan dan non lisan dari orang lain. Sebuah komunikasi disebut efektif jika seseorang dapat menyampaikan pesan kepada orang lain dengan sedikit kemungkinan terjadi salah pengertian terutama dalam mengusahakan penurunan input dalam mencapai output yang konstan. Dengan keterbukaan seseorang dalam berinteraksi dengan orang lain dalam pekerjaannya dikombinasikan dengan kemampuan berkomunikasi yang baik dan meningkatkan daya tanggap, diharapkan seseorang akan dapat berpikir maju artinya bahwa ia akan berupaya untuk meraih hasil kerja yang optimal dan memperbaiki mutu pekerjaan dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, sikap mental produktif sangat penting dimiliki karyawan dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja dimana merupakan suatu sikap yang selalu mencari dan melaksanakan perbaikan cara kerja, menuju hari esok lebih baik dari hari ini, dan hari ini lebih baik dari kemarin. Sedangkan, faktor-faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan baik yang berhubungan dengan karyawan itu sendiri, ataupun faktor di luar dirinya seperti usia, jenis kelamin, masa kerja, kondisi kesehatan fisik dan psikis, penggunaan ruangan (layout), penggunaan peralatan, pembagian kerja, motivasi kerja, lingkungan kerja, dan pendidikan. Dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja karyawan, menurut Sedarmayanti (2009) berpendapat bahwa ada indikator-indikator yang menunjukkan bahwa produktivitas kerja yang dimiliki karyawan telah dikatakan tinggi yaitu metode atau cara bekerja yang dipergunakan merupakan yang terbaik atau yang paling tepat, untuk mencapai hasil yang maksimum; peralatan yang digunakan merupakan yang terbaik, dipergunakan secara maksimal dan bertanggung jawab; pegawai memiliki kreativitas, inisiatif dan sikap bekerja yang tepat, terutama bilamana menghadapi hambatan yang timbul selama bekerja. Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan perusahaan adalah penataan ruang kantor sebagai wujud kepedulian terhadap keinginan dan cita-cita karyawan, yang mana tata ruang ini meliputi pengaturan perabot, perlengkapan, dan mesin kantor serta kondisi kerja fisik yang mempengaruhinya seperti penerangan, pemilihan warna, musik, suhu udara, dan kebisingan atau suara. Menurut Huges (dalam Saleem 2012), berdasarkan hasil survei dua ribu karyawan dari berbagai tingkat organisasi di Pakistan membuktikan bahwa tata ruang kantor yang baik dalam sebuah organisasi dapat mempengaruhi sikap dan produktivitas kerja karyawan dalam organisasi itu sendiri. Selanjutnya penelitian yang dilakukan oleh Sterk (2005 (dalam Sukoco 2007)), menemukan bahwa 83% pegawai sangat mengharapkan adanya pencahayaan yang tepat, area kerja yang sesuai, serta temperatur udara yang nyaman. Harapan tersebut diikuti dengan ruang penyimpanan dokumen atau arsip yang nyaman, ruang kerja yang bersifat personal hingga pengaturan kabel yang digunakan dalam ruang kantor. 

Tata Ruang Kantor dan  Produktivitas Kerja Menurut Huges (dalam Saleem 2012), berdasarkan hasil survei dua ribu karyawan dari berbagai tingkat organisasi di Pakistan membuktikan bahwa tata ruang kantor yang baik dalam sebuah organisasi dapat mempengaruhi sikap dan produktivitas kerja karyawan dalam organisasi itu sendiri. The American Society of Desainer Interior (ASID) (dalam Hameed 2009), telah melakukan sebuah studi independen dan mengungkapkan bahwa desain fisik tempat kerja adalah salah satu dari tiga faktor utama, yang mempengaruhi kinerja dan kepuasan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa

Tiga puluh satu persen orang merasa puas dengan pekerjaan mereka karena adanya kenyamanan lingkungan tempat kerja. 50% dari orang yang mencari pekerjaan mengatakan bahwa mereka akan lebih memilih pekerjaan di perusahaan yang berlingkungan fisik cukup baik. Selanjutnya penelitian yang dilakukan oleh (Sterk, 2005) (dalam Sukoco, 2007), menemukan bahwa 83% pegawai sangat mengharapkan adanya pencahayaan yang tepat, area kerja yang sesuai, serta temperatur udara yang nyaman. Harapan tersebut diikuti dengan ruang penyimpanan dokumen atau arsip yang nyaman, ruang kerja yang bersifat personal hingga pengaturan kabel yang digunakan dalam ruang kantor.  Demikian pula hasil penelitian oleh Gensler (dalam Leblebici 2012) pada bulan Maret 2006 tepatnya di Amerika Serikat, membuktikan bahwa hampir 90% pejabat senior mengungkapkan bahwa desain tempat kerja yang efektif adalah penting bagi peningkatan produktivitas karyawan. Dari berbagai penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor beserta kondisi lingkungan kerja fisik dirasa memiliki pengaruh yang cukup kuat terhadap produktivitas kerja karyawan.

SECURITY SYSTEM

1.      Merancang Sistem Keamanan

Dalam persoalana apapun, faktor keamanan salah satu faktor yang tidak dapat diabaikan . terlebih lagi keamanan pada  kantor dimana sangat sensitif terhadap gangguan berupa fisik atau bentuk lainnya dan pada umumnya disana terdapat simpanan data-data dari instansi yang merupakan sasaran untuk dicari, dirusak atau diperlakukan tidak semestinya. Keamanan kantor dapat dikelompokan dalam dua yaitu:

Keamanan fisik Adalah keamanan terhadap kemungkinan gangguan fisik seperti pencurian, perusakan fisik, kebakaran, banjir dan lain-lain yang sejenisnya. Terhadap bahaya pencurian atau perusakan fisik, dapat disediakan penjaga dan konstruksi bangunan yang memadai untuk mencegah kemungkinan itu. Untuk mengurangi bahaya kebakaran, usahakan diadakan larangan merokok/penyalaan sesuatu pada daerah tertentu  di samping di sediakannya alat pemadam kebakaran(sebaiknya CO2 karena sifatnya  merusak komponen elektronik)

Untuk menghindari hilang/rusaknya sama sekali arsip yang disebabkan oleh kemungkinan bahaya d atas dapat digunakan beberapa cara, antara lain:

a.       Penggunaan lemari tahan air, tahan ledakan dan radiasi radio

b.      Penggunakaan arsip  dengan sistem non father-grandfather, dimana yang tidak aktif disimpan di tempat lain yang lebih aman.

2.      Keamanan Hasil Pengelolahan

Hasil pengolahan tidak luput dari kemungkinan tindakan yang tidak semestinya.

Sistem keamanan

-          Sistem proteksi

-          Pengaman ruang data

-          Sistem akses

-          Jenis keamanan

3.      Membuat Mekanisme Kerja dan Tanggung Jawab

Mekanisme tata kerja adalah sesuatu yang terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan dan membentuk satuan tersebut. Mekanisme dapat mengacu pada barang, aturan, organisasi, perilaku, dan sebagainya. Mekanisme tata kerja akan sangat bermanfaat bagi organisasi dalam hal membantu dalam koordinasi dan integrasi kerja dan membantu memonitor kerja organisasi sehingga dapat diketahui apakah suatu kegiatan dapat berjalan baik atau buruk.

Tahap penting dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah :

a.       Analisis sistem dan prosedur kerja

b.      Analisis tugas

c.       Analisis prosedur kerja

4.      Pemeliharaan fasilitas vital

Pengembangan sarana dan prasarana memberi dampak langsung terhadap kehidupan kantor secara berkesinambungan. Prasarana yang dikembangkan harus dapat dimanfaatkan sampai jangkan panjang, untuk itu diperlukan pemanfaatan dan pemeliharaan. Bila prasarana yang dikembangkan tidak memberi manfaat jangka panjang akibat lemahnya pengelolaan, akan berakibat tidak tercapainya tujuan kantor. Faktor-faktor penting yang mempengaruhi berfungsi suatu prasarana dan sarana adalah pengelolahan prasarana (manajer).

Pemeliharaan adalah serangkaian kegiatan terencana dan sistematis yang dilakukan secara rutin dan berkala untuk menjaga agar fasilitas yang ada tetap berfungsi dan bermanfaat sesuai rencana.

Adapun tujuan dari kegiatan pemeliharaan

a.       Untuk memelihara fasilitas secaa berkelanjutan

b.      Adanya jaminan terhadap kualitas fasilitas

c.       Adanya keuntungan yang berkelanjutan dari hasil pemanfaatan fasilitas

Berikut sistem pemeliharaan peralatan kantor

a.       Sistem pemeliharaan sesudah rusak (Breakdown)

b.      Sistem pemeliharaan rutin (Preventive Maintenance)

c.       Sistem pemeliharaan ulang (corrective Maintenance)

d.      Sistem pemeliharaan produktif

e.       Sistem pemeliharaan rutin (preventive maintennace)

5.      Desain dan pemilihan material/alat yang tetap

Selanjutnya adalah untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (system design). Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general system design) dan desain sistem terinci (detailed system design), desain sistem secara umum disebut juga dengan desain secara makro (macro Design). Desain sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain internal (internal design)

6.      Up-dating peralatan

stilah kantor masa depan yang selalu melakukan update pada peralatan, muncul pada akhir tahun 1970-an yang diartikan sebagai elektronika yang digunakan untuk mengotomasi funsgi administrasi kantor dan menyediakan jenis pelayanan kantor yang baru. Jenis mesin dan fasilitas yang mungkin pada kantor masa depan.

KESIMPULAN

kantor modern adalah penyelenggara semua kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Semakin modernnya suatu kantor, maka semakin banyak data, informasi , dan kegiatan yang dapat diakses dengan lebih efektif, efisien dan profeional. Sehingga organisasi akan mampu tumbuh dan berkembang dalam lingkungan perubahan dan persaingan bisnis yang semakin kompertitif.

Untuk menjadi kantor modern terdapat syarat yang harus dipatuhi, bentuk-bentuk yang biasa kita jumpai, terdapat juga ciri – ciri kantor modern dari segi aktivitas, sarana dan prasarana. Lalu ada beberapa standar minimun jika ingin menjadi kantor yang modern, kantor modern juga bisa seperti bekerja di rumah atau biasa di sebut kantor maya. Namun, kantor maya memiliki kerugian juga bagi karyawan,

Dibutuhkan karyawan yang modern juga untuk menjadikan kantor yang modern seperti selalu Uptodate dalam mengikuti perkembangan zaman, berani dalam mengeluarkan pendapat diperusahaan, fleksibel dalam bekerja, selalu berbagi tentang ilmu, pengalamam, membantu orang lain, selalu fokus terhadap pekerjaannya tidak mementingkan diri sendiri .

Setelah tadi dijelaskan di atas mengenai apa saja yang harus di lakukan untuk menjadi kantor modern lalu karyawan juga yang modern dibutuhkan juga tata letak (layout) kantor yang modern agar tidak membuat karyawan bosen bekerja di kantor.

Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan perusahaan dalam penataan ruang kantor sebagai wujud kepedulian terhadap keinginan dan cita-cita karyawan, yang mana tata ruang ini meliputi pengaturan perabot, perlengkapan, dan mesin kantor serta kondisi kerja fisik yang mempengaruhinya seperti penerangan, pemilihan warna, musik, suhu udara, dan kebisingan atau suara.

Menciptakankan kantor yang tidak hanya digunakan untuk bekerja, tentu saja mendapat nilai baik, selain mencipkan lingkungan yang baik tentu saja hal tersebut dapat berdampak baik pada psikologis karyawan.

Daftar Pustaka

Pancorwati, Mutiara Hadi. 2013. Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Produktifitas Karyawan. (http://ejournal.unesa.ac.id/article/6102/55/article.pdf , diakses 11 juni 2015).

Priansa, dkk. 2012. Manajemen Perkantoran efektif, efisien, dan profeional. Bandung: Alfabeta.

Luthfi. 2012. Manajemen Perkantoran Modern. (https://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/09/27/manajemen-perkantoran-modern/, diakses 11 Juni 2015).

Waluoy, Eka Dwi. Kantor Modern. (http://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html, diakses pada 11 Juni 2015).

Sofyandi, Herman. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakara: Grah Ilmu.

Deil, Siska A. F. 2013. 5 Kualifikasi Diri Yang Harus Dimiliki Karyawan Modern. (http://bisnis.liputan6.com/read/676593/5-kualifikasi-diri-yang-harus-dimiliki-karyawan-modern, dikases 11 JUni 2015).